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合肥知名涉外律师成功帮助外商在国内维权 ----胡瑾律师、邓国敏律师成功代理涉外服务合同纠纷一案
 
    
合肥知名涉外律师成功帮助外商在国内维权
    ---胡瑾律师、邓国敏律师成功代理涉外服务合同纠纷一案

    2014年8月11日,北京盈科(合肥)律师事务所邓国敏律师接到了某外资企业(Retail / IQ (BVI) Ltd.,以下简称Retail公司)上海办事处工作人员朱女士的咨询电话。朱女士在电话中表示,她通过他人介绍得知胡瑾律师(涉外法律咨询电话:13855183210)带领的涉外律师团队是安徽地区涉外案件的专业律师团队,她所在的外资企业现与安徽省铜陵市的一家知名企业(铜陵雨润地华置业有限公司,以下简称铜陵雨润公司)就室内设计合同的履行事宜发生了纠纷。
    胡瑾律师耐心听取了朱女士关于两家公司从精诚合作到终止合作的整个过程的详细表述后,作出了初步的判断。胡瑾律师给出了两点法律意见:第一、由于与铜陵雨润公司签订设计服务合同的是Retail公司,而非其上海办事处,即便在合同的实际履行过程中都是由上海办事处的工作人员负责对接的,Retail公司才是适格的主体,这是典型的涉外案件,如果后续需要诉讼的话,要按照涉外案件的诉讼程序来进行;第二、关于Retail公司提出的铜陵雨润公司单方面终止合同后未支付二期和三期合同款及差旅费的主张,从目前电话口述的证据内容来看显然是不足的,至于如何完善已有证据以及搜集补充新证据,律师要在看到证据原件并与当事人详细沟通案情后才能进一步作出判断。
    朱女士将胡律师的意见反馈给了Retail公司的领导,领导对胡律师的回答很满意,于2014年8月15日指派朱女士来合肥与胡律师、邓律师见面洽谈。双方的交谈愉快而有效,随即签订了授权委托书和委托代理合同,双方在合同中对两位律师的服务内容进行了阶段性的细化约定,第一阶段是在分析现有证据的基础上,由律师出具一份案情分析意见书;第二阶段是律师调查取证,并指导Retail公司协助补强证据,结合搜集调取的新证据,由律师出具一份调查报告及风险评估意见书;第三阶段是律师向铜陵雨润公司发送律师函,并出面与对方公司的领导沟通;第四阶段是诉讼阶段,Retail公司全权委托律师代理整个诉讼活动。
    在第一阶段的工作中,胡律师、邓律师通过审核证据,发现Retail公司在与铜陵雨润公司打交道的过程中,存在众多重大的疏漏。Retail公司现有的证据材料中,只有《设计服务合同书》是书面原件,有双方公司盖章确定,其他的材料都是以电子文档的方式通过双方公司员工的邮箱来对接的。铜陵雨润公司的业务对接邮箱并不是公司邮箱,而是其工作人员的私人邮箱,这些工作人员在公司的身份与职务本身就具有不确定性,且所有的电子文档都没有铜陵雨润公司的电子签章或是公司相关负责人的签字。这就意味着双方在合同履行期间的所有对接工作均没有书面材料,对方接发邮件的人员身份需要核实,邮件中的电子文档也没有经铜陵雨润公司签章确认,倘若铜陵雨润公司一概否定,上述证据的证明效力是很低的,Retail公司承担的诉讼风险极高。在案情分析意见书中,胡律师对此进行了逐一分析,客观说明了潜在的诉讼风险,并就下一阶段的工作提出了建议。
    第二阶段的工作主要围绕调查取证进行。一方面胡律师指导Retail公司的工作人员可以通过电话录音的方式,引导铜陵雨润公司的对接人员承认自己在铜陵雨润公司的身份,并通过双方对话引导铜陵雨润公司承认Retail公司实际参与了项目的设计工作及存在拖欠Retail公司设计服务费及差旅费的事实;另一方面,邓律师前往安徽省铜陵市进行调查取证,邓律师首先来到铜陵市工商局调取铜陵雨润公司的企业登记注册信息的内档资料,希望从董事会成员信息一栏中能找到与Retail公司对接工作人员的身影进而能核实其身份,随后邓律师又来到铜陵市城建档案馆希望调取到铜陵雨润国际广场项目的城建档案,看看从档案中能否寻找到Retail公司参与项目室内设计的记录。
    调查取证的工作并不顺利。Retail公司搜集的电话录音,虽然从双方的交谈中可以零星地获取部分有利证据,但对方接听人员始终态度谨慎,在电话中对自己的身份以及对拖欠Retail公司设计款和差旅费的情况总是避重就轻,不断转移话题,导致电话录音的取证效果大打折扣。邓律师从工商局和城建档案馆处均没有调取到过多的有用信息,从工商内档信息中得知铜陵雨润公司方负责与Retail公司接洽的人员,并非是该公司的董事会成员,而是其公司的普通员工,而由于整个铜陵雨润国际广场项目并未完全完工交付,城建档案信息并未上报至城建档案馆,故无法查询到任何相关资料。
    依据调查取证的结果,胡律师出具了调查报告及风险评估意见书,并与Retail公司就进一步补强证据交换了意见,并为第三阶段出具律师函做准备。考虑到一旦向铜陵雨润公司发送律师函后,双方就很难再友好地沟通,Retail公司再想从铜陵雨润公司处搜集到证据几乎不可能,所以在邮寄律师函之前,胡律师、邓律师对整个案件的事实与证据进行了系统的梳理,反复确定没有问题后才实行。律师函发送后,一直没有收到铜陵雨润公司方的任何回复,胡律师、邓律师又亲自去铜陵雨润公司,想要找到公司负责该项目的负责人与之当面沟通,却被对方拒绝。
    面对铜陵雨润公司方不予理睬的消极态度,回到合肥后,胡律师、邓律师就开始着手准备诉讼需要的材料。由于Retail公司是在国外注册的公司,其在国内起诉时要遵循涉外案件的特殊要求,相关的文书(包括境外总公司的商业登记证书、法定代表人身份证明书、授权委托书、民事起诉状等),不仅要有中英文两个版本,而且所有上述文书均需要在Retail公司注册地的公证机构进行公证,并在中国驻当地使领馆进行认证。
    所有的庭前工作准备完毕后,时间转眼就到了2015年8月,距离最初双方签订委托合同接受代理已经过去了整整一年的时间。在这一年的时间里,两位律师投入了大量的时间和精力,前后多次前往铜陵,并起草了多份法律文书,代理工作可谓尽职尽责。
    2015年8月底,Retail公司诉铜陵雨润公司设计服务合同纠纷一案在合肥市中级人民法院顺利立案,并于2015年11月30日依法开庭审理。在庭审过程中,由于两位律师在庭前做了大量细致的工作,弥补了Retail公司在证据不足方面的劣势,化被动为主动,开庭的过程十分顺利,Retail公司渐渐占据了优势,目前案件仍然在审理过程中,最终的判决结果还没有出来,但胡律师相信一定会是个好消息。
    这是一起法律关系并不复杂的涉外案件,为什么需要在诉讼程序启动前经历如此漫长的准备工作,胡律师、邓律师认为除了涉外案件办理本身的特殊性外,更多的原因是在于外资企业在大陆与国内企业打交道时,缺乏经验,操作不规范不严谨,容易给国内企业找到漏洞而造成可乘之机。一旦双方出现纠纷需要通过诉讼来解决,外资企业往往因为手中没有掌握必要有效的证据材料而使得维权变得十分困难。本案的Retail公司就是个典型,其在与铜陵雨润公司合作的整个过程中,Retail公司缺乏基本的自我保护意识,使得自己在维权的道路上十分被动。
    胡律师自执业以来,其带领的律师团队代理了多起涉外案件,其心得体会颇多。胡律师、邓律师单从本起案件出发,给众多与国内企业已有合作的或是即将展开合作的外资企业以下温馨提示:
    第一、外资企业在与国内企业合作之前,一定要对国内企业的基本信息有详细的了解,在确定合作之前,有必要的话,可以到国内企业实地考察。
    第二、外资企业在与国内企业确定合作后签订的合同文书必须要有书面材料,并经双方公司盖章确定,外资企业必须手持至少一份合同书原件。
    第三、双方在合同中最好约定在合同履行过程中各方对接人员的名单,并注明其在公司的身份信息,防止出现问题时,各个部门相互推卸责任。
    第四、在合同履行期间,双方公司就合同履行过程中发生的问题进行对接时必须要有书面材料,且所有材料必须经双方盖章确认,必要时还需有负责人签字。外资企业必须手持至少一份材料原件。例如后续签订的补充协议、每个阶段合同完成情况汇报书、会议纪要等重要文书,必须在形式与内容上要严格把关、规范操作。
    第五、如果双方需要通过邮件来沟通合作事宜,必须要在合同中对双方来往的邮箱地址进行确定,即双方需分别指定某一邮箱为专属邮箱,双方之间的所有的邮件往来必须通过该专属邮箱操作,且该邮箱最好不要是公司员工的私人邮箱,而应当以公司邮箱为宜。
    胡瑾律师坦言涉外案件的专业性较强,对律师的要求较高,虽然他自执业以来代理了众多涉外案件,经验丰富,但仍要求其团队不断学习,与时俱进,以期能为更多的涉外当事人提供更加专业和贴心的法律服务。
 
 
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